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英語学習で新しい人生をスタートしよう〜英語好きを生かして新しい自分を作る〜

こんばんは。Melonです。
今日は 英文でメールを書くことに挑戦してみたいと思います。
え? 英文でメール? そんなこと自信ないし無理だよ、と思っていませんか?
いいえ、本当は 英文メールこそ 「決まりきったルール」に基づいて「決まったフレーズ」を使うだけで
書くことができる ビジネスツールと言えます。

まず英文メールを書く上で大切なポイントを3つ挙げます

① 簡潔な題名であること
メールを読む時間をとってもらうのですから、題名から「メールの目的」がはっきりわかるような題名を選びましょう
例:
Appointment request : 面会のお願い
payment request: お支払いのお願い
The changed schedule of next Friday meeting   来週金曜の会議のスケジュール変更

など、題名を読んだだけで、何の用事なのか推察できる内容にすべきです。

② 相手にどうしてほしいか明示する

メールを読んだ方に、自分がどのようにしてほしいか、必ず簡潔に伝えます。
返事を送って欲しいのか、アポイントの確認をしてほしいのか、いつまでに何の書類を送ってほしいなど、
このメールの目的を伝え、相手にどのようにしてほしいか、明確にすることが大事です

③ お礼をつたえ文章をまとめる

メールの目的となる事柄を簡潔に書いたら、最後はお礼を伝えてまとめの文章をつけます。


では、ここまでの説明通りにやってみましょう。

面会を申し込むメールの例

件名: Appointment request regarding Project A
プロジェクトAについての面会のお願い

本文:
Dear Mr. White

Thank you for your support.
I am writing this mail to ask you to meet our team of project A.      用件を伝える
When are you available next month ? 
We are planning to exchange your opinion regarding the project details.
I know you must be busy, but could you kindly find time to reply by next week?  相手にどうして欲しいのか明示する(来週までに返事がほしい)

We appreciate your business.
We are looking forward to your reply.   お礼を伝え文章をまとめる

Best regards,

Jean Wilkins

例えば こんな感じです。
ビジネスのメールは 簡潔で短いほど良いでしょう(なぜなら ビジネスをする貴重な時間を、メールチェックだけに割いている という人はいないでしょうから。
相手の時間を無駄にしない という配慮も、ビジネスの上で大切な心配りなのです。

いかがでしたでしょうか?
ついつい ビビッてしまう英文のメールですが、実はルールが決まっているため
そこを抑えれば 結構だいじょうぶなものです。
文例集などもネットで調べることができますし、体系的に学びたい場合には
この本がおススメです。

 

関谷英里子の たった3文でOK! ビジネスパーソンの英文メール術

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感想(10件)

敷居が高いと思いがちな英文メールですが、臆せずにやってみることが大切です。
慣れれば それほど悩まずに書けるようになります。

トライ&エラーをしてもいいですよ。初めから完璧な人はいませんから。
ビジネスで英文メールを書くことに抵抗のある方は、
上記の本で体系的に学んでから書いてみることで自信が持てると思います。

本日も最後までお読みいただきありがとうございました。
少しでも役にたてば幸いです。

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