英語で人生を楽しむためのアイデアをシェアします

menu

英語学習で新しい人生をスタートしよう〜英語好きを生かして新しい自分を作る〜

電話の受け答えは定型文


こんばんは。Melon です。
会社で電話をとったら外国人だった!
急には英語が出てこない。どうしよう・・・

そんな時はきっと緊張して焦ってしまいますよね?
でも あわてなくても大丈夫です。
電話での表現は決まった定型文が多いので、
英語レベルの高さは不要です。
よく使う必要な表現だけをまとめて覚えておけば大丈夫。

今日は電話でよく使う表現についてお話しますので Melon と一緒に覚えましょう!

ケース1 電話を受けるとき 

1-1 自分では無理!誰か英語を話せる人に代わりたいとき

もし電話で英語を話すことは難しい場合には、話せる人に代わることも
相手の方に迷惑をかけない方法です。 でも いきなり保留しては失礼なので
「他の英語を話せる人に代わりますのでお待ちください」と丁寧に伝えることが
重要です。

ここで重要なのは、「保留にする理由を伝えること」です。
何のために保留にされたのかわからないまま、相手を待たせるのは
大変失礼になってしまいます。 ゆっくり、以下の言葉を伝え、
誰か 英語を話せる人につなぎましょう。
これだけで、相手に与える印象はまったく違ってきます。

I’m sorry, but My English is not good enough. 申し訳ありませんが
私の英語は十分ではありません。
I’ll get someone who speaks English.
Could you please hold on?
英語を話せる者に代わりますので
お待ち頂けますか?

ここで 相手が「OK」や「sure」 など言ってくれた場合には
Thank you. と言ってから保留にしてください。どんなに焦っても、お礼は伝えましょう!
日本人特有のホスピタリティ お・も・て・な・し ですよ♡

1-2  自分で受けてみる

Thank you for calling.
ABC company. This is Melon speaking.
How may I help you ?
お電話ありがとうございます。
ABCカンパニーのメロンです。
ご用件を伺います
Hello, ABC company. Melon speaking. はい、ABCカンパニーのメロンです。
ABC company. How may I help you? ABCカンパニーです。
ご用件を伺います。


●●(自分の名前)です、という表現は 英語では 「This is ●● speaking」 と言います。
つい I’m ●●.  と言ってしまいそうですが、 これは決まった表現なので、逆らわずに覚えてしまいましょう。
「This is ●● speaking」 と言わずに もっと短くして 「●● speaking」 でも OKです。

1-3  早くて聴き取れないとき

Could you speak more slowly ? もう少しゆっくりお話し頂けませんでしょうか?
Could you please say that again? もう一度 お願いします
Could you speak a little louder? もう少し大きな声で話して頂けませんでしょうか?

1-4  名前・会社名を聞く、話したい相手を聞く

May I ask who’s calling, please? どちら様でしょうか?
May I have your company name, please? 御社名も頂けますか?
Whom would you like to speak to? 誰に御用でしょうか?


1-5  話たい相手・担当部署につなぐ 

I’ll put you through. / I’ll transfer you. おつなぎします。
I’ll put you through to Mr/Ms Suzuki 鈴木につなぎます
※ 日本語では社内の人を「部長の鈴木」などと
謙譲語で表現しますが、英語では ミスタースズキ
と普通に敬称をつけて呼びます。

社外の人・社内の人 どちらも
ミスター(ミス)スズキ と表現します

”I’ll put you through to the person in charge. 担当者につなぎます
I’ll put you through to the sales department. 営業部につなぎます

1-6  取り次ぐ相手・担当者が 電話に出られない・不在の場合

He/She is on another line right now. ●●は ただいま他の電話に出ております
He/She is not at his/her desk at the moment. ●●は ただいま 席を外しております
He/She is out of the office at the moment. ●●は ただいま 外出しております
He/She is in a meeting right now. ●●は ただいま 会議中でございます
He/She has left for the day. ●●は すでに帰宅しました

以前 書いた記事で紹介しましたが、ここで 「あいにく・・・なので」 を意味する I’m afraid~  をつけて
上記の表現を言えば 
より丁寧に伝えることができます。 ★以前に書いた「英語で丁寧に伝える表現」の記事はこちら
  
I’m afraid he is out of the office at the moment.  あいにく ●●はただいま外出しております

 

1-7  相手に どうしたいのか希望を聞く

 Would you like to hold ?  このままお待ちになりますか?
 Would you like to leave a message?  伝言を承りましょうか?
 Should I have him/her call you back?  折り返しお電話させましょうか?

相手の方が 「私から また電話します」(I’ll call him again later) と言ってくれても、
 I’ll tell him/her you called.   お電話を頂いたことをお伝えしておきます。 とひとこと添えることが
できたら 相手の方も安心ですよね。

1-8  相手から伝言を承る 

伝言を受けるのは自分には難しい、と考えがちですが、どうしても他に英語を話せる人が見つからない場合には
やってみるしかありません。
1-3 で説明した 「もう少しゆっくりお話し頂けませんでしょうか?」や「もう一度 お願いします」
などの表現をはさみながら 丁寧に伺うことを実践すれば、相手も ゆっくり話したり、
伝わりやすい簡単な言い回しなどを使ってくれますので心配ありません。
英語が得意じゃなくても、相手を気遣いながら コミュニケーションを取ろうと努力している姿勢が伝われば
きっと大丈夫。 とにかくやってみましょう。

 Would you like to leave a message? 伝言を承りましょうか?
May I have your name again? もう一度 お名前をいただけますか?
Could you spell your name please? お名前のスペルを教えていただけますか?
May I have your phone number? 電話番号をいただけますか?
May I ask what company you are calling from?
May I ask what company you are with?
会社名を教えて頂けますか?
Let me repeat your information to re-confirm. 確認のため復唱いたします

1-8  伝言を受け、締めくくる

I’ll make sure he/she gets the message. 伝言をかならずお伝えします
Thank you for calling, Mr. ●●. ●●様、お電話ありがとうございました。

 

まとめ

いかがでしたでしょうか?  なかなか「できない」「こわい」「私には無理」と思ってしまうので
気持ちのハードルを越えることが難しいとは思いますが、本当に「定型文を覚えておくだけ」
ぜんぜん 
焦らなくてもよくなります。

今回は一般的にビジネスで使うフォーマルな言い回しを記載しましたが、他にもいろんな表現があるので、
自分が言いやすいフレーズを一覧にして電話のそばに貼っておく というやり方でもOKです。
また、コツ としては「ゆっくり はっきり 話す」 ことです。
英語が得意じゃないけど頑張って話していることが相手に伝われば、きっとゆっくり話してくれます。

また、スペルなどを伺うときには、国際的に定められた フォネティックコード
を使えば聞き違いを避けることができますので、こちらも合わせて電話のそばに貼っておくと良いでしょう。
(TとD や MとN は電話での聞き間違いが多い文字です。)
使い方は ”A for alpha” アルファのA  と言って確認します。

Brown さんの名前のつづりを聞く場合には
B for BROVO
R for ROMEO
O for OSCAR
W for WHISKEY
N for NOVEMBER
このように使います。

フォネティックコード 

A ALFA アルファ J JULIETT ジュリエット T TANGO タンゴ
BRAVO ブラボー KILO   キロ U UNIFORM
ユニフォーム
CHARLIE チャーリー LIMA   リマ V VICTOR ヴィクター
DELTA デルタ MIKE  マイク W WHISKEY ウィスキー
ECHO エコー N NOVEMBER
ノベンバー
X X-RAY エクスレイ
FOXTROT
フォックストロット
O OSCAR オスカー Y YANKEE ヤンキー
GOLF ゴルフ Q QUEBEC ケベック Z ZULU  ズール
HOTEL ホテル R ROMEO  ロメオ    
 I  INDIA インディア S SIERRA  シエラ    

 本日も最後までお読み頂きありがとうございました。

ブログランキングに参加中です。あなたの好きなデザインのボタンをクリックして下さい。応援よろしくお願いします。

にほんブログ村 英語ブログ 英語学習法へ
にほんブログ村

にほんブログ村 英語ブログ 英語独学へ
にほんブログ村

にほんブログ村 英語ブログ 英語学習情報へ
にほんブログ村

関連記事

  1. こんにちは。

    以前、職場で海外の方からの電話に出た時、
    頭が真っ白になったのを思い出しました。

    その時は、結局先輩に対応してもらいました。

    未だに英語は話せませんが、
    勉強しないとダメですね!!

    • worldstar57
    • 2016年 10月 07日

    ひまわり様
    Melonです。コメントありがとうございます。
    私も英語を勉強しつつも、たま~にかかっている英語での電話は本当に緊張してしまって失敗ばかり・・・。
    こういう時に参考になる文例を作っておけば・・・と反省したので、今は会社の自分の席に文例をばっちり準備しました。
    フォネティックコードも小さいサイズのものを作っておいてます。
    ちょっとした工夫と勇気で、今はなんとか乗り切れるようになりました。これからもぜひ当ブログを覗いてくださいね。コメントは励みになります。

    • 丸山薫
    • 2016年 10月 24日

    電話って、相手の顔が見えないので余計にあたあたしてしまいます。
    基本表現を知っておくと安心。
    こちらもまた、知っていたようで知らなかった表現がたくさんありました。楽しいっ!!

    • Melon
    • 2016年 10月 25日

    Melon です。コメントありがとうございます。
    電話ってなかなかシャイな日本人にはハードルが高いものですよね?
    私も仕事で月に3~4回くらいは外国の方から電話を受けますが、
    やはり慣れないうちは本当に内心ドキドキだったので、よく使う言い回しを
    デスク周りに準備しておいて、それを見ながら対応していました。(今もドキドキは
    変わらずにありますが)以前よりマシな対応ができるようになりました。
    お役に立てたら嬉しいです。

  1. この記事へのトラックバックはありません。

ランキングを見る

ブログランキング参加中です。
よろしければぽちっとお願いします。
にほんブログ村 英語ブログ 英語独学へ
にほんブログ村